Institut de beauté accompagné par une intégration IA Kolya
Métier · Institut de beauté

Remplir vos cabines, fidéliser vos clientes, arrêter de courir derrière les RDV.

Kolya est une agence d'intégration IA pour les entreprises esthétiques. Réservation 24/7 sans appli, rappel SMS la veille, relance ciblée des clientes qui décrochent, programme de fidélité automatisé. Vos cabines sont pleines en semaine, vos clientes reviennent au bon rythme.

Audit gratuit, 45 minVoir comment ça marche
Aperçu · L'application Kolya pour votre institut
Capture d'écran de l'application Kolya pour institut de beauté : RDV de l'après-midi, cabines occupées, fiche cliente, fenêtres disponibles

Le vrai coût d'une cabine vide à 14h.

Mardi 14h. Vos deux cabines sont vides, le RDV de Sophie a été annulé hier soir, vous n'avez pas eu le temps de relancer. Sur une cabine, c'est 60 € de prestation envolée. Sur la semaine, vous comptez facilement 4 à 6 trous comme celui-là. À 60 € chacun, c'est l'équivalent d'une demi-journée de chiffre d'affaires perdue par semaine.

Le problème n'est pas votre savoir-faire ni vos produits : c'est qu'aucun système ne relance automatiquement les clientes qui décrochent et qu'aucun mécanisme ne propose les créneaux libérés à des clientes qui auraient sauté dessus.

Les pertes invisibles d'un institut sans relance

  • Clientes qui s'éloignent doucement : 8 semaines sans venir, vous ne les recontactez pas, elles partent chez la concurrente qui leur envoie un SMS d'anniversaire.
  • Téléphone qui sonne en pleine prestation : votre esthéticienne sort de cabine, perd le fil du soin, la cliente le sent.
  • Promotions mal ciblées : SMS de masse sur "20 % sur l'épilation" envoyé à des clientes qui ne font que des soins visage.
  • Cartes cadeaux fantômes : achetées en décembre, jamais utilisées, vous ne les exploitez pas pour faire revenir.
  • Pas de profil cliente clair : vous oubliez les allergies, les préférences, le dernier produit utilisé.

Une réservation fluide, des clientes reconnues, des cabines pleines.

Kolya, en tant qu'agence d'intégration IA pour les entreprises esthétiques, installe un module qui se connecte à votre agenda existant. La cliente réserve en ligne 24/7, votre esthéticienne se concentre sur le soin pendant que les confirmations, rappels et relances se font automatiquement.

Ce que l'IA fait pour vous, concrètement, en institut

  1. Réservation 24/7 sans appli : QR code en vitrine, lien sur Instagram, page Google Business. La cliente choisit prestation, créneau, valide. Vous voyez le RDV en temps réel sur votre agenda.
  2. Détection des clientes qui décrochent : une habituée mensuelle qui n'est pas venue depuis 8 semaines reçoit un SMS personnalisé proposant son soin habituel. Pas un mass email.
  3. Fiche cliente enrichie : allergies, préférences, dernière marque utilisée, photos avant/après. Votre esthéticienne ouvre en deux clics et reprend où vous en étiez.
  4. Programme de fidélité automatisé : 10e soin offert, anniversaire, parrainage. Les déclenchements se font sans que vous ayez à y penser.
  5. Récupération des trous : si une cabine se libère à 14h, le système propose le créneau à -10 ou -15 % aux clientes habituées proches géographiquement. Vous gardez la main sur le pourcentage.
Le but n'est pas de remplacer le contact humain qui fait la valeur d'une esthéticienne. Le but est de retirer les tâches mécaniques (rappels, relances, prises de RDV) qui empêchent de soigner.Principe de design Kolya

Mise en place en 4 semaines, sans interrompre l'institut.

Semaine 1 · On vous écoute

Une demi-journée chez vous (entre deux clientes ou en visio). On regarde votre carte de soins, vos durées, votre saisonnalité, votre logiciel d'agenda, votre fichier client.

Semaine 2 · On configure

On crée votre interface réservation Kolya avec votre carte. On connecte à votre agenda. On forme votre équipe en 30 minutes.

Semaine 3 · On teste

Lancement sur une semaine standard. On mesure les premiers RDV pris en ligne, les premiers no-show évités, les premières relances.

Semaine 4 · On lâche

L'institut tourne avec le système. Au bout d'un mois, point ensemble : taux de remplissage, fidélisation, retours équipe et clientes.

Ce que vous gagnez, concrètement, en institut.

Voici les ordres de grandeur typiques sur les trois premiers mois.

− 55 %
Taux de no-show grâce aux rappels SMS et confirmations.
+ 30 %
Taux d'occupation des cabines en semaine.
× 3
Clientes qui reviennent dans les 6 semaines (vs. relance manuelle).
3 h
Économisées par semaine côté esthéticienne (plus de standard téléphonique).

L'effet est plus marqué pour les instituts à forte rotation (urbain, semi-luxe) que pour les spas haut de gamme avec une clientèle ultra-fidélisée par contact humain.

Questions fréquentes des gérantes d'institut.

Mes clientes vont-elles trouver l'outil simple ?

Oui. La cliente scanne un QR code dans votre vitrine ou clique sur un lien partagé sur votre Instagram. Elle voit votre carte de soins, choisit la prestation, le créneau, valide. Pas d'appli à télécharger, pas de compte obligatoire.

La prise de RDV prend moins de 30 secondes.

Compatible avec mon agenda actuel (Planity, Treatwell, Adam et Eve, Booksy) ?

Oui. Notre intégration IA fonctionne en parallèle de votre logiciel d'agenda. Pour les solutions les plus utilisées en France (Planity, Treatwell, Adam et Eve, Booksy, Salonfocus), nous proposons une connexion directe pour synchroniser les créneaux.

Pour les autres, vous restez en double saisie pendant la phase de test.

Comment gérer la fiche cliente (allergies, peau sensible, préférences) ?

Le système conserve une fiche personnalisée par cliente : allergies déclarées, soins préférés, marques utilisées, photos avant/après si vous en faites.

À chaque RDV, votre esthéticienne ouvre la fiche en deux clics et reprend la prestation où vous en étiez la dernière fois.

Et les cartes cadeaux et bons de réduction ?

Oui, gérés. La cliente peut acheter une carte cadeau en ligne, la bénéficiaire la reçoit par email, peut réserver directement avec son code.

Les bons promotionnels (anniversaire, fête des mères, parrainage) se déclenchent automatiquement selon vos règles.

Comment fonctionne la tarification ?

Chaque intégration IA est cadrée au cas par cas, en fonction de votre activité : nombre de cabines, type de prestations (visage, corps, mains, pieds, épilation), équipement existant, logiciel utilisé.

Après l'audit gratuit de 45 minutes, on vous remet une proposition claire avec un montant ferme.

Combien de temps avant un retour mesurable ?

La majorité des instituts observe le delta dès le premier mois : moins de cabines vides en semaine, no-show divisé, fidélisation accrue grâce aux relances ciblées.

Le retour sur investissement complet se voit en général sur le premier trimestre.

Et les séances flash promo de dernière minute ?

Si une cabine se libère à 14h, le système peut envoyer en push aux clientes habituées un SMS proposant le créneau à -20 %. Vous récupérez une heure qui partait à perte.

Vous gardez la main sur les pourcentages et les profils ciblés.

Si je ne suis pas convaincu, je peux arrêter ?

Oui. Aucun engagement de durée, vous arrêtez quand vous voulez avec un préavis d'un mois.

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45 minutes pour comprendre votre institut, repérer où les cabines vides vous coûtent, et vous dire honnêtement si une intégration IA peut, ou non, vous faire avancer.

Réponse sous 24h ouvrées. Pas de pré-qualif commerciale.

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On revient vers vous sous 24h ouvrées avec une proposition de créneau pour l'audit.