Cabinet de kinésithérapie accompagné par une intégration IA Kolya
Métier · Kinésithérapeute

Tenir l'agenda d'un cabinet sans passer la moitié de la journée au téléphone.

Kolya est une agence d'intégration IA pour les entreprises de santé. Agenda multi-praticiens, rappels SMS la veille, no-show divisé par trois, dossier patient pré-rempli avant la première séance. Vous vous concentrez sur le soin, plus sur le standard.

Audit gratuit, 45 minVoir comment ça marche
Aperçu · L'application Kolya pour votre cabinet de kiné
Capture d'écran de l'application Kolya pour cabinet de kinésithérapie : agenda multi-praticiens, rappels patients, fiches pré-remplies, créneaux libérés

Le vrai coût d'un patient qui ne vient pas.

Mardi 15h. Mme Lopez ne s'est pas présentée pour sa rééducation post-opératoire. Vous l'aviez vu lundi dernier, elle avait promis. Vous regardez l'agenda : créneau de 30 minutes perdu, et personne en liste d'attente parce que vous n'en tenez pas une. Un no-show par jour, c'est facilement 200 € par semaine de soins facturables qui s'évaporent, plus la frustration de votre kiné qui voit le créneau filer.

Le problème n'est pas votre prise en charge : c'est qu'aucun rappel automatique n'engage le patient et qu'aucun mécanisme ne propose les créneaux libérés à des patients qui auraient sauté dessus.

Les pertes invisibles d'un cabinet sans système

  • No-show non remplacés : le créneau libéré n'est pas re-proposé à un patient en attente.
  • Premier RDV mal préparé : le bilan se fait pendant la séance, vous perdez 10 minutes de soin.
  • Téléphone qui sonne en pleine séance : votre kiné s'interrompt, le patient le sent.
  • Prescriptions perdues : le patient ne ramène pas l'ordonnance, vous courez après le médecin.
  • Pas de relance fin de série : le patient arrête sa rééducation à la 8e séance sur 10, sans qu'on l'ait recontacté.

Un agenda fluide, des dossiers prêts, des créneaux qui se remplissent seuls.

Kolya, en tant qu'agence d'intégration IA pour les entreprises de santé, installe un module qui se connecte à votre logiciel cabinet. Le patient prend RDV en ligne 24/7, reçoit un rappel J-1, remplit son questionnaire avant la première séance. Vous gardez la main sur les substitutions, les urgences et les exceptions.

Ce que l'IA fait pour vous, concrètement, en cabinet de kiné

  1. Prise de RDV en ligne avec orientation par prescription : sport, neuro, périnée, respiratoire. Le patient tombe sur le bon praticien dès le premier RDV.
  2. Rappels SMS J-1 avec confirmation en un clic. Si pas de réponse à H-12h, second rappel. Si refus, le créneau est re-proposé à la liste d'attente automatiquement.
  3. Bilan pré-rempli : le patient remplit avant la séance un questionnaire structuré (douleur, antécédents, attentes). L'IA génère un brouillon de bilan que vous validez en 2 minutes.
  4. Suivi de série : à la 8e séance d'une prescription de 10, le patient reçoit un message pour valider la 9e et la 10e. Plus de séries arrêtées en cours de route.
  5. Tableau de bord cabinet : taux de remplissage par praticien, no-show, durée moyenne réelle, séries non terminées. Vous pilotez sans Excel.
Le but n'est pas de remplacer le geste de soin. Le but est de retirer l'admin (rappels, bilans, secrétariat téléphonique) qui mange la moitié de la journée d'un kiné libéral.Principe de design Kolya

Mise en place en 4 semaines, sans interrompre les séances.

Semaine 1 · On vous écoute

Une demi-journée chez vous (ou en visio). On regarde votre patientèle, vos spécialités, votre logiciel cabinet, votre flux de premiers RDV vs. récurrents, votre organisation entre praticiens. On parle à un praticien et au secrétariat si vous en avez un.

Semaine 2 · On configure

On crée votre interface RDV en ligne avec vos prestations et leurs durées. On connecte le système à votre logiciel cabinet si compatible. On configure le questionnaire de bilan adapté à vos spécialités. Formation équipe en 30 minutes.

Semaine 3 · On teste

Lancement sur une semaine standard. On est joignable. Au bout de 7 jours, on regarde le delta : combien de RDV pris en ligne, combien de no-show, combien de bilans pré-remplis utiles.

Semaine 4 · On lâche

Le système tourne sans nous. Au bout d'un mois, point ensemble : taux de remplissage, no-show, séries terminées, retours équipe.

Ce que vous gagnez, concrètement, en cabinet.

Sur les cabinets qui ont déployé une intégration IA Kolya, voici les ordres de grandeur typiques.

÷ 3
No-show grâce aux rappels SMS et la liste d'attente.
+ 30 %
Premiers RDV honorés sur l'agenda en ligne.
10 min
Économisées par première séance grâce au bilan pré-rempli.
6 h
Économisées par semaine côté secrétariat ou praticien solo.

L'effet est plus marqué pour les cabinets de groupe et les MSP que pour les kinés solo qui ont déjà très peu de no-show, mais le gain de temps administratif reste substantiel partout.

Questions fréquentes des kinés libéraux.

Compatible avec mon logiciel métier (Vega, Kinapsys, Sephira, ALMApro) ?

Oui. Notre intégration IA fonctionne en parallèle de votre logiciel kiné. Pour les solutions courantes (Vega, Kinapsys, Sephira, ALMApro, AxiSanté), nous proposons une connexion directe pour synchroniser l'agenda et les fiches patient.

Pour les autres, vous restez en double saisie pendant la phase de test.

Comment l'agenda gère-t-il plusieurs praticiens ?

Chaque praticien a son agenda, ses spécialités (sport, neuro, périnée, respiratoire) et ses créneaux préférés. Le patient choisit son praticien ou laisse l'IA proposer le bon en fonction de la prescription.

Les substitutions internes en cas d'absence sont proposées automatiquement.

Et le secret médical, comment c'est géré ?

Toutes les données patient sont chiffrées au repos et en transit, hébergées sur un serveur certifié HDS (hébergeur de données de santé). Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner des modèles externes.

Vous gardez la main sur la suppression et l'export.

Comment fonctionnent les rappels SMS ?

SMS la veille à 18h, confirmation en un clic. Si pas de réponse à H-12h, second rappel. En cas de refus ou non-réponse, le créneau est re-proposé à un patient en liste d'attente.

Vous gardez la main sur les seuils.

Comment fonctionne la tarification ?

Chaque intégration IA est cadrée au cas par cas, en fonction de votre cabinet : nombre de praticiens, type de prise en charge, logiciel utilisé.

Après l'audit gratuit de 45 minutes, on vous remet une proposition claire avec un montant ferme.

Combien de temps avant un retour mesurable ?

La majorité des cabinets observe le delta dès le premier mois : moins de no-show, plus de premiers RDV honorés, dossiers patient à jour.

Le retour sur investissement complet se voit en général sur le premier trimestre.

Et le bilan kiné, on peut le pré-remplir ?

Le patient remplit avant la première séance un questionnaire structuré (douleur, antécédents, attentes). L'IA génère un brouillon de bilan que vous validez ou ajustez.

Vous gagnez 10 à 15 minutes par première séance.

Si je ne suis pas convaincu, je peux arrêter ?

Oui. Aucun engagement de durée, vous arrêtez quand vous voulez avec un préavis d'un mois.

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45 minutes pour comprendre votre cabinet, repérer où votre agenda et votre admin vous coûtent du temps de soin, et vous dire honnêtement si une intégration IA peut, ou non, vous faire avancer.

Réponse sous 24h ouvrées. Pas de pré-qualif commerciale.

Message bien reçu.

On revient vers vous sous 24h ouvrées avec une proposition de créneau pour l'audit. À très vite.