Le contexte.
Institut Debray est un institut de beauté indépendant implanté à Nice. La gestion du carnet de rendez-vous reposait sur un agenda papier et beaucoup de coups de fil pour confirmer les soins de la semaine. Le programme de fidélité, lui, tenait sur une carte papier à tampons que les clientes oubliaient une fois sur deux. Résultat : deux à trois no-show par semaine, et une clientèle d'habituées difficile à activer ponctuellement (promo saisonnière, nouveau soin, créneau libéré).
La gérante cherchait un outil capable de libérer du temps à l'équipe sans passer par un gros logiciel généraliste à 500 € par mois, mal adapté à la taille de l'institut.
La solution déployée.
Après un audit gratuit chez Institut Debray, Kolya a cadré un chantier de quatre semaines autour de deux briques liées :
- Gestion du planning et rappels SMS : la veille de chaque soin, la cliente reçoit un SMS de confirmation avec un bouton pour confirmer, reporter ou annuler en un clic. Les créneaux annulés sont automatiquement proposés aux clientes inscrites sur liste d'attente.
- Agent IA de réservation hors heures d'ouverture : sur le site et via un lien partagé sur Instagram, l'agent prend les nouvelles réservations 24h/24, propose les soins disponibles, calcule la durée et bloque le créneau en temps réel.
- Programme de fidélité numérique : chaque cliente accumule des points selon ses soins, l'IA propose des récompenses personnalisées (réduction sur son soin préféré, nouveau soin offert à essayer, promo saisonnière ciblée).
Quatre semaines entre le premier audit et la mise en production. Formation de l'équipe en 30 minutes, lancement en conditions réelles dès la semaine suivante.
